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A propos de la formation Archivage Et Gestion Documentaire

La formation Archivage Et Gestion Documentaire permet d’acquérir les connaissances nécessaires en Archivage et gestion documentaire

Détails
Objectifs pédagogiques de la formation Archivage Et Gestion Documentaire
  • A maîtriser la documentation nécessaire au bon fonctionnement d'un système déménagement de la qualité
  • A répondre aux exigences des référentiels en la matière

Qui devrait suivre cette formation Archivage Et Gestion Documentaire ?

Public visé par la formation Archivage Et Gestion Documentaire

La formation Archivage Et Gestion Documentaire est destinée à toute personne en charge de la gestion (partielle ou totale) de la documentation relative à la bonne marche d'un système de management de la qualité

Prérequis de la formation Archivage Et Gestion Documentaire

L’aise en environnement bureautique Les bases de navigation sur internet.

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Déroulé de la formation Archivage Et Gestion Documentaire


Module 1 de la formation Arcivage Et Gestion : Analyser les informations à traiter pour bien archiver

  • Définition de l'archivage (Pourquoi archiver ?)
  • Organisation des flux physiques de l'archivage
  • Environnement et contexte de l'archivage
  • Conditions optimales pour un bon archivage
  • Identifier les besoins d'information
  • Identifier les documents dont on aura besoin à l'avenir
  • Analyser l'information à traiter dans son service


Module 2 de la formation Archivage Et Gestion : Choisir une méthode de classement et d'archivage adaptée

  • Cnnaître les différentes méthodes de classement et d'archivage (avantages et limites)
  • Choisir la méthode de classement la mieux adaptée à son contexte professionnel
  • Mettre en œuvre les principes fondamentaux d'un classement efficace


Module 3 de la formation Archivage Et Gestion : Assurer un accès collectif rapide aux informations

  • Réorganiser le classement en fonction de la méthode choisie et de la taille du service ou de l'entreprise
  • Élaborer un plan de classement
  • Choisir une arborescence et des titres de dossiers pertinents
  • Codifier les documents électroniques à archiver


Module 4 de la formation Archivage Et Gestion : Quoi archiver et quoi détruire

  • Identifier les bonnes pratiques et les critères pour savoir quoi garder ou quoi jeter
  • Les obligations légales en matière de conservation des documents (type, durée, etc.)
  • permettre une consultation des archives facile
  • Organiser la destruction des archives


Module 5 de la formation Archivage Et Gestion : Suivi du classement en utilisant les outils bureautiques 

  • Faciliter la recherche des documents sous avec Windows ou autre système d'exploitation
  • Utiliser Excel ou Word pour assurer le suivi du plan de classement
  • Cas particulier de la gestion des dossiers spécifiques
  • Organiser le classement avec les logiciels de messagerie
  • Communiquer avec l'équipe pour faire vivre le classement


Module 6 de la formation Archivage Et Gestion : Présentation de la


Module 7 de la formation Archivage Et Gestion : Gestion Electronique des Documents (GED)

  • Approche GED
  • Record management : définition du document électronique (données, document, fichiers, informations)
  • Le cycle de vie du document ou Records file-cycle
  • Un peu de terminologie pour fixer les idées : GED, GEIDE, ECM, SAE
  • Enjeux et objectifs de la dématérialisation


Module 8 de la formation Archivage Et Gestion : Gouvernance de l'information

  • Politique de gestion documentaire et archivage
  • Référentiel documentaire et archivage
  • Procédures clés : habilitations, versement, conservation, consultation, destruction
  • Travaux pratiques : Business, documents gérés, obligations légales d'archivage, volume et typologie, modalités actuelles d'archivage


Module 9 de la formation Archivage Et Gestion : Organisation générale d'une politique d'archivage électronique (GED)

  • Pourquoi une politique d'archivage ?
  • Objectifs d'une politique d'archivage
  • Enjeux et périmètre (cadre législatif et réglementaire, obligations)
  • Intervenants : Rôles (opérateur d'archivage, service producteur, service versant, contrôleur, utilisateur), obligations et responsabilité des intervenants
  • Typologie des documents en fonction des obligations légales de conservation
  • Mise en œuvre d'une politique d'archivage (continuité de service, gestion des incidents, aspects humains : formation, sensibilisation, exploitation)
  • Travaux pratiques : Etablissement d'une check List pour le développement d'une politique d'archivage à partir du cas pratique
  • Système d'archivage Electronique (SAE)
  • Principes et contraintes d'un SAE (format logique, format physique)
  • Sécurité d'un SAE
  • Evolutivité, pérennité, interopérabilité
  • Enjeux juridique de l'archivage électronique
  • Signature électronique : état de l'art
  • Tiers de confiance : identité et obligation
  • Etat de l'art des solutions
  • Travaux pratiques : Benchmarking de solutions libres présentée tel Maarch, Alfresco


Module 10 de la formation Archivage Et Gestion : Management d'un projet de GED et d'archivage électronique

  • Environnement projet (départ, point clés)
  • Phases d'étude (étude préalable, analyse de l'existant, analyse des risques, expression des besoins)
  • Interprétation des analyses
  • Réalisation du cahier des charges
  • Dépouillement (critères de choix, prise en compte des risques résiduels)
  • Mise en œuvre (lancement, conception, réalisation exploitation)


Module 11 de la formation Archivage Et Gestion : Aspects juridiques de la GED

  • Concepts clés : le document numérique en tant que preuve, charge de la preuve, durée de prescription
  • Panorama international (admissibilité, appréciation de la preuve, charge de la preuve, destruction de l'original)


Module 12 de la formation Archivage Et Gestion : Méthodes d'audit

  • Présentation des méthodes,
  • CoBit (A qui s'adresse CoBit, points clés, surveillance, avantages et inconvénients)
  • ISO 27001
  • ITIL (historique et fondamentaux),
  • CIMMI
  • EBIOS (principes, application à la dématérialisation

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